Werk slimmer!

Slimmer werken

Werk slimmer!

Druk, druk, druk. Veel te druk om je droom te kunnen realiseren. Maar veel taken kun je slimmer uitvoeren. Daardoor word je weer baas over je eigen tijd.

Er zijn veel tools die je kunt gebruiken om efficiënter te werken. Ik gebruik daarbij het gereedschap dat ik op de volgende pagina’s beschrijf. Per tool leg ik uit hoe ik die gebruik.

Een stuk gereedschap leren gebruiken kost tijd. Ik heb er ongeveer een jaar over gedaan om de gereedschapskist op deze site samen te stellen en te leren gebruiken. Ga dus niet alles tegelijk toe te passen. Kies dat stuk gereedschap dat je het meeste aanspreekt, pas het naar eigen behoefte aan en voeg er in de loop van de tijd wat aan toe.


Niet urgent maar zeer belangrijk

Zeer belangrijk

Let op! Zeer belangrijk!

Belangrijk en urgent wordt vaak door elkaar gebruikt. Om slimmer te werken is het erg belangrijk onderscheid te maken tussen belangrijk en urgent.

Je vindt een taak belangrijk (of niet)
een taak is urgent (of niet)

Urgentie wordt vooral bepaald door de omstandigheden. Daar kun je zelf vaak weinig aan doen. Een noodgeval doet zich voor, of je baas moet snel iets hebben.

Of je iets belangrijk vindt kun je zelf kiezen. Niemand kan voor jou bepalen of je iets belangrijk “moet” vinden. De een vindt kleding belangrijk, de ander niet. Kleding kopen is voor de één dus belangrijk en (meestal) niet urgent, voor een ander een taak die “just needs to be done”.

Het doel is om zoveel mogelijk tijd te maken voor belangrijke, niet urgente taken. Zodat je die zo goed mogelijk en zonder tijdsdruk kunt doen. Dat zijn die taken waard, ze zijn niet voor niets belangrijk!


Andere taken slimmer aanpakken

Covey matrix

Covey matrix

De tijd die ik heb voor belangrijke, niet urgente taken is mijn “Golden Time“. Aan die gouden taken wil ik alle tijd besteden die nodig is om het zo goed mogelijk te doen. Gold Time Management is bedoeld om die tijd te maximaliseren, zonder de andere taken te verwaarlozen. Dat doe ik door die andere taken slim aan te pakken.

Op de volgende pagina’s vind je daarom vooral tools en technieken die je kunt gebruiken om urgente taken en/of niet belangrijke taken aan te pakken. Met Autofocus kun je waar nodig de niet urgente taken in belangrijk en niet belangrijk verdelen.

  • Om urgente taken goed te doen, is Zen to Done erg geschikt. Daarmee maak je gelijk ook onderscheid tussen “Zo goed mogelijk in de beschikbare (korte) tijd” en “Voldoende is goed genoeg”.
  • Niet belangrijke, niet urgente taken verplaats ik meestal naar later. Maar niet té laat, want werk dat blijft liggen zal op den duur urgent worden. Met Getting Things Done houd ik de tijd die ik aan niet belangrijke taken besteed in de hand.
  • Overigens is niet belangrijk wat anders dan onnodig. Onnodige taken kan ik sowieso schrappen, daar heb ik geen techieken voor nodig.

Het resultaat is dat ik bijna elke dag veel Gold Time heb.


Automatische focus op belangrijke taken

Focus

Focus!

Om mijn niet urgente, belangrijke taken te beheren gebruik ik het Autofocussysteem van Mark Foster, maar dan met een aanpassing waardoor het geschikt is voor gebruik in de takenlijst van Outlook.

Een taak die wel eens belangrijk kan zijn zet ik, voorzien van een einddatum, in de takenlijst van Outlook. Zodra mijn Gold Time start begin ik met één van de taken uit die takenlijst. Die waar ik het meeste zin in heb, want ze zijn allemaal belangrijk.

Is de taak na de einddatum nog niet uitgevoerd, dan maakt Outlook hem rood. Kennelijk was het toch niet zo’n belangrijke taak, ik had er in ieder geval weinig zin in. Ik besluit dan of het een onnodige taak was (die ik dus schrap) of dat het een niet belangrijke taak is die wel uitgevoerd moet worden. Die ga ik dan met Getting Things Done te lijf. Zo besteed ik mijn Gold Time optimaal.


Urgente taken aftikken

GTD

Takenlijst

Gettings Things Done is een vrij uitgebreid systeem, van David Allen. Daarvan gebruik ik alleen de basisprincipes “Collect” en “Process” voor de taken die ik snel wil aftikken. Dat zijn mijn ‘things’: niet zo belangrijk, vaak wel urgent.

Mijn actielijst is Outlook. Belangrijke taken verzamel ik in de takenlijst en onbelangrijke taken (“things”) in een mapje per dag. Zodra er een taak binnenkomt of ik er één bedenk zet ik die in de betreffende lijst.

Elke ochtend verwerk ik eerst de taken die in 2 minuten af te werken zijn. Daarna begin ik gedurende maximaal één uur aan de overige niet belangrijke taken. Zo zijn de urgente niet belangrijke taken gedaan en ook veel niet urgente niet belangrijke taken. Soms herhaal ik het proces in de loop van de middag. De overige niet belangrijke taken kunnen morgen ook, ze zijn toch niet urgent.


Eenvoudig productief

Nadat ik ’s ochtends mijn niet belangrijke urgente taken, en een aantal niet belangrijke niet urgente taken heb gedaan met Getting Things Done, begin ik aan mijn belangrijke urgente taken.

Niets is zo verlammend als een belangrijke urgente taak. Vaak is je gevoel “het moet nú en het moet in één keer goed”. Beginnen is dan het halve werk. Als je eenmaal 10 minuten bezig bent, gaat het verder vanzelf.

Doen vind ik daarom de belangrijkste van de tien gewoontes van Zen to Done. Kies een taak, elimineer alle afleiding (e-mail, telefoon, …), stel een tijd in en start. Zen betekent dan ook aandacht (en eenvoud). In Zen to Done wordt ook bescheven hoe je met de onvermijdelijke onderbrekingen kunt omgaan.


Meer over Zen to Done

De tien gewoontes van Zen to Done zijn:

  1. Verzamelen: Zorg dat je altijd een notitieboekje bij je hebt zodat alles wat in je opkomt (taken, ideeën, projecten) direct genoteerd kan worden en je zo niets meer kunt vergeten.
  2. Verwerken: Beslis snel over alles wat binnenkomt in je postvakjes (digitaal en fysiek) en stel dit niet uit.
  3. Plannen: Stel per dag en per week vast wat je meest belangrijke taken (MBT’s) zijn. Handel elke dag, het liefst vroeg op de dag, 1 tot 3 MBT’s af.
  4. Doen: Laat je niet afleiden bij het afhandelen van een taak; houd je bezig met 1 taak tegelijk.
  5. Een eenvoudig systeem opzetten: Houd eenvoudige lijstjes bij, eventueel voor verschillende contexten (werk, privé, te ontvangen, aan te schaffen). Hoe leuk nieuwe softwareprogramma’s of gadgets ook zijn, houd het eenvoudig en verspil geen tijd aan het constant uitproberen van nieuwe mogelijkheden.
  6. Orde scheppen: Geef alles zijn plaats, berg dingen meteen op waar ze horen, gooi ze weg of delegeer.
  7. Controleren: Controleer wekelijks je systeem en de voortgang in het bereiken van je jaarlijkse doelstellingen. Als je nog geen doelstellingen op papier hebt gezet, doe dit dan alsnog.
  8. Verder vereenvoudigen: Breng je doelen en taken terug tot de kern. Het is vaak onnodig om alle binnenkomende taken te vervullen. Loop ze zorgvuldig na en zorg dat je taken en projecten in lijn lopen met je jaarlijkse doelen en levensdoelen.
  9. Routines bedenken: Bedenk routines en volg die. De routines (privé en zakelijk) geven structuur aan de dagen en weken.
  10. Je hartstocht volgen: Zoek bezigheden waar je hart sneller van gaat kloppen. Als je erin slaagt carrière te maken van je passie, dan zie je niet langer tegen je dagelijkse taken op en doe je wat je echt leuk vindt.

Meer handige hulpjes

Lifehacking

Lifehacking

Lifehacking is “onconventioneel gebruik van ICT en andere simpele hulpmiddelen die je helpen om te gaan met overvloed aan informatie”. Lifehacking.nl en Lifehacker.com staan vol met dit soort handige hulpjes en ik gebruik ze dagelijks om mijn werk op een slimme manier in te richten of uit te voeren. Het gaat zeker niet alleen om computertoepassingen, zoals je hieronder kunt zien.

Een willekeurige greep uit wat lifehacks die mij het leven dagelijks een stuk eenvoudiger maken:

  • Fouten maken mag, nee moet! Ik richt me eerst op de inhoud en herstel daarna de fouten op een efficiënte manier. Het vragen van feedback in mijn netwerk hoort daar ook bij.
  • Het kortetermijngeheugen kan 7 elementen bevatten, een lijst van 7 elementen kun je daarom in één keer overzien. Veel van wat ik opberg is daarom verdeeld in 7 categoriën, die elk indien nodig weer uit 7 subcategoriën bestaan, enz. Zo kan ik bijna een miljoen dingen overzichtelijk opbergen en dus snel terugvinden. Want de 7e macht van 7 is bijna een miljoen.
  • Vingers werken drie keer sneller dan muizen. Daarom train ik mijn spiergeheugen voor het leren van sneltoetsen in bv. Word, Outlook en Windows. Ook bij het uitvoeren van allerlei andere dagelijkse taken helpt mijn spiergeheugen me.

Workshops Slimmer Werken

Wil jij je ook slimmer leren werken? Dat kun je het beste doen met een groepje bekenden. Dan kun je gerust fouten maken en van elkaar leren. In mijn aanbod zitten twee workshops die te maken hebben met slimmer werken:


Slimmer Werken

Slimmer

Druk, druk, druk. Veel te druk om je droom te kunnen realiseren. Maar veel taken kun je slimmer uitvoeren. Door Slimmer Werken word je weer baas over je eigen tijd.

In deze workshop leer je hoe nadenken over je werk, in plaats van steeds aan je werk te denken je minmaal 20% tijd kan besparen. Tijd die je bv. kunt gebruiken om je droom te realiseren

ContactDe workshop Slimmer Werken duurt één dag en boek je voor € 1200,= per groep. Bij 12 deelnemers is dat dus voor € 100,= p.p. Neem contact met me  op voor een boeking. Klik op de groene button met de envelop en vul het contactformulier in. Of lees eerst de uitgebreide beschrijving.

NB: deze workshop bestaat uit twee delen die ook afzonderlijk geboekt kunnen worden. Deel 1 gaat in op “Getting Things Done”, deel 2 op de “7 Habits of Highly Effective People”.


Agile/Scrum Gaming Experience

Scrum is een projectmethodiek die de laatste jaren in Nederland volop in de belangstelling staat. Het is een ‘agile’ aanpak die je ook zou kunnen omschrijven als ‘slimmer werken voor teams’.

In de Agile/Scrum Gaming Experience maak je op een interactieve manier kennis maken met Agile en SCRUM. Er worden meerdere games gespeeld en je ervaart hoe het is om op een agile manier te werken. Ook ontdek je dat Scrum niet alleen toepasbaar is in de IT.

ContactDe Agile/Scrum Gaming Experience duurt één dagdeel en boek je voor € 600,= per groep. Bij 12 deelnemers is dat dus voor € 50,= p.p. Neem contact met me  op voor een boeking. Klik op de groene button met de envelop en vul het contactformulier in. Of lees eerst de uitgebreide beschrijving.

Advertenties
%d bloggers liken dit: