Categorie archief: Efficiëntie

De coach als leidinggevende voor de zp’er

Kies je ideale coach

Kies je ideale coach

“Eigenlijk weet ik het allemaal best, maar doe het nog niet” was één van de reacties die ik kreeg na mijn proeverij van Dreams Matter workshops van afgelopen woensdag. Dat was een reactie van één van de negen zp’ers die bij de proeverij aanwezig was. De tiende deelneemster was zp’er geweest.

Ja, zp’ers hebben het vaak niet zo gemakkelijk als het lijkt. Heerlijk zelf je ding kunnen doen, je droom realiseren en zonder last of ruggespraak kunnen inspelen op de kansen die zich voordoen heeft ook een keerzijde. Hoe blijf je op het rechte pad? Hoe zorg je ervoor dat je de dingen die je eigenlijk wel weet ook gaat doen?

Een werknemer heeft dat probleem minder. Die heeft een leidinggevende die hem daarbij helpt. Soms tegen wil en dank. Zelf heb ik op de Hanzehogeschool tweeënhalf jaar mogen genieten van een teamleider die daar erg goed in was. Voor mij was hij de ideale leidinggevende of in ieder geval de beste die ik tot nu toe gehad heb. Gehad heb, want sinds 1 oktober heb ik een nieuwe teamleider. Hoe zij het aanpakt moet ik nog gaan ervaren.

Maar ik had het over de zp’er. De zelfstandig professional die het moet doen zonder leidinggevende. Daar hebben alle zp’ers die ik ken bewust voor gekozen. Het heeft de voordelen die ik hierboven noemde. Maar ook zo z’n nadelen: er is niemand die je regelmatig de kritische vragen stelt die een goede leidinggevende aan zijn medewerkers stelt.

“Wat doe jou nou eigenijk precies en waarom?” “Klopt dat met wat je weet?” “Past dat bij de doelstellingen van het bedrijf?” zijn daar maar een paar voorbeelden van. Een zp’er moet die aan zichzelf stellen en daardoor zullen de antwoorden vaak minder kritisch bekeken worden dan wanneer er twee mensen bij het vraag-en-antwoordspel betrokken zijn.

En hoe zit het trouwens met de dingen die je nog niet weet, en dus nog helemaal niet doet als zp’er? Veel zp’ers zijn realtief jong en alle zp’ers hebben weinig tijd om aan persoonlijke ontwikkeling te doen (tenzij je bedrijf niet zo goed loopt natuurlijk). Er is nog veel te leren en dat doe je als zp’er meestal ook helemaal zelfstandig, wat soms betekent: bijna niet. Je hebt tenslotte geen leidinggevende die je vraagt om een POP te maken.

Als je je persoonlijke ontwikkeling wel serieus en systematisch wilt aanpakken, is het ook nog eens erg lastig om te bepalen wat er nog allemaal te leren is. Want het trainingsaanbod bijhouden komt er natuurlijk al helemaal niet van als je een zelfstandig ondernemer bent met lekker veel opdrachten. Daar hebben grotere bedrijven soms een heel organisatieonderdeel voor, waar de werknemers gebruik van kunnen maken.

Op die manier bekeken is het leven voor werknemers een stuk eenvoudiger. Maar dat kan het voor een zp’er ook zijn! Je bent zelfstandig, dus heb je ook zelf de keuze om een “leidinggevende” met de bovenstaande eigenschappen te kiezen. Een coach heeft ze vaak, Zelf de beste voetballers bij AC Milaan hebben een coach, net als alle topsporters. Dus gun jezelf die luxe. Je leven als zp’er wordt er een stuk eenvoudiger door én als het niet bevalt zet je zo’n  coach zo weer aan de kant. Die luxe heeft een werknemer nou net weer niet 😉

Advertenties

Verhuizen

Verhuizen

Verhuizen

Ik werk als adviseur ICT in het Onderwijs bij het stafbureau Onderwijs & Onderzoek van de Hanzhogeschool Groningen. Afgelopen jaar zijn we druk bezig geweest met het voorbereiden van een organisatorische verandering. In plaats van vier specialistische teams gaan we vanaf dit studiejaar werken met drie integrale teams.

De organisatiestructuur is echter niet het enige dat verandert. Ook krijgen we in de loop van het jaar nieuwe werkplekken, die passen bij die nieuwe organisatie. Twee van de drie teamleiders zijn het eerst aan de beurt om te verhuizen. Goed voorbeeld doet goed volgen, nietwaar?

Maar om ruimte te maken voor de verhuisbewegingen moeten twee medewerkers er al eerder aan geloven. Ik ben daar één van, onze secretaresse de andere. Vandaag was het zover en er is een opmerkelijk verschil. Ik ben in de afgelopen jaren al veel vaker verhuisd van werkplek, onze secretaresse zit al jaren in dezelfde kamer.

Omdat ik vrijwel alle mijn dingen digitaal heb, was min verhuizing snel gepiept. In een uurtje was ik over. Toch heb ik de gelegenheid aangegrepen om mijn niet digitale zaken nog eens heel kritisch door te kijken. Het resultaat is dat ik de ene plank die in mijn boekenkast nog gevuld was heb gereduceerd tot 1/10 en mijn hangmappenla, die half gevuld was, nu nog maar voor 25% vol zit. Een heerlijk overzichtelijk gevoel 🙂 Morgen is mijn digitale archief aan de beurt. Ik heb er nu al zin in.

En onze secretaresse? Die is nu met veel gezucht en gesteun nog bezig met selecteren, inpakken, een beetje weggooien, weer selecteren, nog wat inpakken, wat anders weer uitpakken. Conclusie: verhuizen, dat zouden meer mensen vaker moeten doen.

Liever FUZZY dan SMART

Op LinkedIn loopt in de groep Netwerk Noord momenteel een discussie over “Ga jij voor 100% resultaat?“, gestart door Albert van der Zee.

Omdat ik de Weg van de Minste Weerstand kies, ga ik niet altijd voor 100% resultaat. Ik maak graag onderscheid tussen belangrijk (voor mij) en urgent. Voor doelen die ik niet zo belangrijk vind, maar wel urgent zijn (vaak omdat anderen het wel belangrijk vinden) ga ik meestal niet veel verder dan 60%. Belangrijke en urgente doelen probeer ik in de beschikbare (meestal korte) tijd zo goed mogelijk te behalen. Daar is goed dus goed genoeg voor mij. Beter dan dat is meestal onhaalbaar gezien de urgentie. Alleen bij doelen die ik belangrijk vind en niet urgent zijn streef ik naar 100%, oftwel “goed kan altijd nog beter”. Dat doe ik dus alleen bij resultaten die ik belangrijk vind en niet onder tijdsdruk staan. Gold Time Management noem ik dat.

In de discussie op LinkedIn kwam ik een link tegen naar het artikel “Stop SMART, be FUZZY” van Peter Markensteijn dat mij erg aanspreekt omdat het goed aansluit bij mijn Golden Time Management. Een FUZZY doelstelling is:

  • Feestelijk: je hebt er lol in
  • Uitdagend: spannend, op het randje van het haalbare
  • Zuiver: geeft weer wat je echt wilt
  • Zinnelijk: geeft een prettig, opwindend gevoel
  • Yes: roept entousiasme op

Golden Time management, dus “goed nog beter doen” is voor mij heel erg FUZZY. Het geeft mij een geweldig gevoel, want:

  • ik beleef er lol aan, een Feestelijk gevoel;
  • ik vind het Uitdagend om het nóg beter te doen
  • het geeft weer wat ik echt wil, want ik vind het belangrijk. Het is dus Zuiver;
  • het geeft me een prettig opwindend, Zinnelijk gevoel
  • ik word er super enthousiast van. Yes 🙂

First Things First

Op mijn site beschrijf ik hoe ik door slimmer werken elke week veel tijd overhoud voor belangrijke maar niet zo urgente zaken. Toch is er een tijd geweest dat ik ondanks dat slimmer werken niet aan die Golden Time activiteiten toekwam. Mijn dagen waren vooral gevuld met het steeds efficiënter oplossen van urgente problemen.

Het enige resultaat van alléén slimmer (cq. efficiënter) werken is dat er steeds meer “things” op jouw bordje belanden. En dat zijn nooit jouw First Things! In het beroemde boek van Stephen Covey – 7 Habits of Highly Effective People – vond ik de oplossing: plan éérst je belangrijke maar niet zo ugente activiteiten. Zorg er pas daarná voor dat je, door efficiënter werken, al het andere ook nog afkrijgt in de dan nog beschikbare tijd.

Daarom plan ik tegenwoordig elke maandagochtend in mijn agenda mijn Golden Time voor die week. Al die andere things die in de loop van de week ook nog moeten gebeuren doe ik dan zo slim dat ze passen in de nog beschikbare tijd.

Dit filmpje van een workshop door Stepehn Covey laat zien hoe dat werkt. Net als bij mij duurt het een hele tijd voor de cursiste erachter komt dat je, door eerst je First Things te plannen, nog voldoende tijd overhoudt voor al die andere things.

Hoe ga jij om met je First Things in relatie tot je andere things?

Some people just love spam

Slimmer werken is één van de onderdelen van de Weg van de Minste Weerstand, schreef ik in mijn blogpost van afgelopen maandag. Door je onbelangrijke en/of urgente taken slimmer aan te pakken houd je tijd over voor belangrijke, niet urgente taken. Zoals bijvoorbeeld het realiseren van je droom.

Veel van die onbelangrijke maar soms urgente taken komen via de mail naar mij toe. Om die goed in beeld te hebben zorg ik er met diverse filters voor dat allerlei andere mailtjes niet in mijn inbox terechtkomen. Een goed spamfilter is daarbij erg belangrijk. Daarom werk ik graag met Gmail.

Niet iedereen werkt echter met e-mail filters. Veel mensen weten niet hoe je zo’n filter instelt, maar “some people just love spam”, zoals je in het filmpje hieronder kunt zien 🙂

Houd jij niet zo van spam, neem dan contact met me op. Ik kan je  op afstand laten zien hoe je e-mail filters maakt en help je met het hanidg instellen van die filters, ook als je niet met Gmail werkt.

De Weg van de Minste Weerstand

De weg van de Minste Weerstand

Water volgt de Weg van de Minste Weerstand

Het thema van Dreams Matter is “Realiseer je droom via de Weg van de Minste Weerstand“. Op de homepage van mijn site omschrijf ik het ook als “Dromen realiseren vanuit Passie en Energie“. Maar wat is dan die Weg van de Minste Weerstand precies? Tijd voor een toelichting.

Een droom realiseren kost vaak veel tijd en energie. De Weg van de Minste Weerstand is een aanpak die je geen energie kost, maar juist energie oplevert. Omdat water de weg van de minste weerstand volgt, kunnen we er energie aan ontlenen om watermolens of electriciteitscentrales op te laten draaien. Op dezelfde manier kun jij aan de Weg van de Minste Weerstand energie ontlenen.

Die weg bestaat uit vier onderdelen:

  • Je droom
  • Het effect dat die droom op je zal hebben
  • Een efficiënte aanpak om die effecten te realiseren
  • Tijd om van het proces en de effecten te genieten

Je droom is de motor, dat wat jou in beweging zet. Niet iedereen noemt dat een droom. Er zijn ook andere woorden voor zoals wens, verlangen, drijfveer, doel, enz. Kies dus het woord dat het beste bij jou past en wat jou in beweging zet. Zo’n droom (wens, verlangen, doel, …) is mooi maar vaak ook groot. Zó groot dat het lastig is om het te realiseren. Waar moet je beginnen als je iets groots wilt realiseren en hoe lang zal dat wel niet gaan duren?

Het wordt een stuk gemakkelijker als je bedenkt wat voor effecten het realiseren van die droom op je zal hebben. Die effecten kun je namelijk ook stuk voor stuk bereiken. En als je alle effecten bereikt hebt die het realiseren van jouw droom op je hebben, tja, dan heb je je droom gerealiseerd! Toch?

De combinatie van effecten is uniek voor jouw droom, maar dat zijn de effecten per stuk niet! Er zijn in deze wereld veel mensen die ook werken aan het bereiken van één of meer van de effecten die jij wilt bereiken. Sterker nog, er zijn veel mensen die al één of meer van die effecten bereikt hebben. Zij weten dus precies hoe je zo’n effect kunt bereiken en als je het handig aanpakt zullen ze je dat graag vertellen.

Maar dan moet je die mensen wel kennen! Daarom is netwerken het derde onderdeel van de Weg van de Minste Weerstand. Via je netwerk kun leren hoe je jouw wensen realiseert. Dat is veel efficiënter dan het allemaal zelf ontdekken. Vraag je dus niet af hoe je iets realiseert, maar van wie je dat kunt leren. Van mij bijvoorbeeld 😉 Je kunt me bereiken met één klik.

Het laatste onderdeel is tijd vrijmaken om van je droom te genieten. Bijna iedereen heeft het druk. Druk, druk, druk. Veel te druk om je droom te realiseren of om daarvan te genieten. Door slimmer te werken kun je alles wat niet heel direct met je droom te maken heeft efficiënter aanpakken. Zo houd je tijd over voor het realiseren van je droom.

Maar let op! Het is dus niet de bedoeling dat je je droom efficiënt gaat realiseren! Dat zou zonde zijn van de energie die het je oplevert. Het realiseren van je droom is leuk, je mag ervan genieten. Het zou jammer zijn om daar efficiënt mee om te gaan. Gebruik de tijd die je krijgt door slimmer werken juist om extra lang te genieten van het realiseren van je droom en van de energie die jouw passie je geeft!

Wat is jouw droom en levert het realiseren daarvan jou ook energie op?

Inbox zero

Inbox zero

Normaal begin ik elke ochtend met het aftikken van mijn urgente taken. Het legen van mijn e-mail inbox is daarvan één van de belangrijkste. Daardoor houd ik de rest van de dag heel veel tijd over voor belangrijke zaken. Dat noem ik mijn Golden Time.

Vanochtend moest ik echter een workshop Prezi geven (in een volgende blogpost zal ik daar wat meer over vertellen), waardoor ik niet direct aan mijn mail toekwam. Het gevolg was dat ik om half één een voor mijn doen volle inbox met 40 mailtjes opende. Tien minuten later waren die verwerkt, wat me op twitter reacties opleverde van @albruna_nl en @TimBKR. Ze vonden het wel heeeeel snel. Daarom leg ik vandaag maar eens uit hoe ik mijn mail verwerk.

De basis van alles wat ik doe is het zinnetje “Moet ik dit nu doen?“. Wat je daar zoal mee kunt lees je op lifehacking.nl, hieronder spits ik het toe op het verwerken van mail.

Bij elke e-mail die ik zie vraag ik me eerst af “moet ik dit nu DOEN?” Als de mail geen actie vraagt, ben ik er snel mee klaar. Het meeste gaat in de prullenbak, als het iets is wat ik wil onthouden gaat het in het mapje “onthouden”. Zo’n 80% van de mailtjes in mijn inbox vraagt geen actie. Dat ruimt dus snel op 🙂

Daarna vraag ik me af “moet IK dit nu doen?” Soms kan een ander de actie die gevraagd wordt veel effectiever en/of efficiënter doen dan ik. Ik stuur het mailtje dan door en zet een kopie van die doorgestuurde mail in het mapje “Wachten op”. In de doorgestuurde mail vraag ik heel expliciet om een actie en om mij te informeren als die actie gedaan is. Anders kun je blijven wachten tot je een ons weegt en raakt het mapje “Wachten op” te vol.

Dan blijven dus alleen nog de mailtjes over waarmee ik iets moet doen, en stel ik mezelf de vraag moet ik dit NU doen?” het is niet zo handig om tijdens het wegwerken van je mail iets anders te gaan doen. Dan verlies je focus en raakt je inbox niet leeg. Een veelgehoord advies is om wel die dingen te doen die je in 2 minuten of minder kunt doen. Ik heb daarvan gemaakt “die je in 10 seconden of minder kunt doen”. Bv. een snelle reactie (“ja, is goed”) of het bevestigen van een vriendschapsverzoek op facebook. Alles waar ik meer tijd voor nodig heb dan 10 seconden gaat naar mijn Autofocus actielijst.

En dan… is mijn inbox leeg!

De twee andere vragen van “Moet ik dit nu doen?“, nl. “MOET ik dit nu doen?” en “Moet ik dit NU doen?” beantwoord ik pas als ik met mijn Autofocus actielijst aan de slag ga. Daarover schrijf ik later misschien nog eens een blogpost. Je kunt er ook over lezen op de pagina’s over slimmer werken op mijn site.

En hoe verwerken jullie je mail? Lukt het je om je inbox snel leeg te maken en leeg te houden? Misschien kun je mijn systeem eens proberen. Ik help je graag om het onder de knie te krijgen, dus neem gerust contact met me op.

Ik heb per ongeluk een boek geschreven

schrijver

Per ongeluk schrijver geworden

De afgelopen dagen ben ik druk bezig geweest om mijn website www.dreamsmatter.nl opnieuw vorm te geven en te structureren in WordPress. Dat is aardig gelukt, al zeg ik het zelf. Op https://dreammatters.wordpress.com kun je alvast een kijkje nemen.

Tijdens dat werk bedacht ik dat ik eigenlijk ook wel een boek zou willen schrijven over het realiseren van je droom via de Weg van de Minste Weerstand. Als proef heb ik toen gisteravond de teksten die op mijn nieuwe site staan maar eens gedownload en in één Word document gezet.

Tot mijn stomme verbazing had ik toen ineens een manuscript van bijna 50 pagina’s A4. Dat is dus gewoon een compleet boek! 🙂 Nou ja, het is natuurlijk nog niet helemaal klaar. Ik ga er nog een inleiding bij schrijven en een samenvatting voor op de achterkant. Een inhoudsopgave is ook wel handig en waarschijnlijk moeten er nog wat geschrapt (“Schrijven is schrappen” – Herman Finkers) en wat verbindende tekstjes geschreven worden.

Kan ik ondertussen mooi bedenken hoe ik het op de markt ga brengen. ‘Gewoon’ zelf, als e-boek via een website? Of toch maar op zoek naar een uitgever? Wat vinden jullie?

Delicious stopt, dit zijn de alternatieven

Gisteravond pikte ik via een twittergesprekje tussen Erwin Blom en Danny Verhoeven op dat Yahoo waarschijnlijk stopt met Delicious.
Omdat ik mijn 591 bookmarks die ik daar heb staan niet graag kwijtraak ging ik direct op zoek naar een alternatief. Evernote leek me het meest voor de hand liggend, maar hoe krijg je je bookmarks uit Delicious eenvoudig naar Evernote? Natuurlijk vroeg ik dat via twitter. Vandaag kreeg ik drie antwoorden, één over Evernote en twee alternatieven: Diigo en Licorize.

Overigens kun je natuurlijk ook je Delicious bookmarks in je browser importeren of in Spabba, een dienst waarover TechCrunch vandaag schrijft. In dat artikel vind je nog meer alternatieven.

Bookmarks vanuit Delicious overzetten naar Evernote kan (thnx, Henk Schuiteman), maar de tags komen dan niet mee en je krijgt één grote note in Evernote met alle bookmarks. Niet zo handig lijkt me. Van Jaap Walhout kreeg ik Diigo aangereikt. Daar worden bij het importeren uit Delicious de tags wèl meegenomen. Ik stond al bijna op het punt om een Diigo account aan te maken toen @robicch me vertelde dat “http://licorize.com is easier” en ook hoe je daar dan je Delicious bookmarks importeert.

Toen ik Licorize opende, bleek dat die service nog veel meer integreert dan alleen bookmarks van Delicious. Status updates (“and more”) van Twitter, LinkedIn, DropBox, Apture, Evernote, Facebook, Google Mail en elke RSS feed kun je kennelijk in Licorize laten landen. Daarmee lijkt Licorize mij de winnaar.

Edit: deze zeer uitgebreide lijst met voors en tegens van de verschillende alternatieven vond ik nog op Google docs. Het document opende met de mededeling “This doc is read-only because there are too many people editing right now”. Da’s mooi 😉

Lekker lezen

Mijn jongste dochter, Marjolein, is dyslectisch. Daarom zijn wij geabonneerd op de dyslectie nieuwsbrief van Peter Scherpenisse. In de laatste editie staat een manier om een boek slimmer te lezen. Ik vind het een mooie lifehack die ook interessant is voor mensen zonder dyslexie. Hieronder de integrale tekst van Peter. Volgens Peter lezen mensen met dyslexie tekst in blauw gemakkelijker dan in zwart. Misschien werkt het ook wel beter als je niet dyslectisch bent. Laat ’t me maar weten.

Het beste wat jij kunt doen voordat je het boek gaat lezen is om
de inhoudsopgave eerst goed te bestuderen! Ik neem even als
voorbeeld de inhoudsopgave van  “Dyslexie, Tips en Trucs“.

 


 

 

 

 

Trek met een zacht potlood een aantal lijntjes tussen de hoofdstukken

 

om ze goed uit elkaar te kunnen houden. Kijk welke hoofdstukken je
het meest interessant vindt en zet hier een kruisje voor.
Ga dan naar deze hoofdstukken en bekijk de pagina’s zonder dat je
begint met lezen. Denk aan datgene wat jou boeit bij dit hoofdstuk
en wek een positief gevoel bij jezelf op.
Als je dit hebt gedaan ga dan naar de hoofdstukken waar je geen
kruisje bij hebt gezet en hou het positieve gevoel vast.
Zo ontwikkel jij een positieve instelling over het boek en begin dan
te lezen. Je zult merken dat het je veel makkelijker af gaat dan dat je
“blanco” aan dit boek was gestart.

 

Peter sluit zijn nieuwsbrief af met

 

Als jij problemen hebt met planning en timemanagement,
wacht dan mijn volgend bericht af!

 

Ik ben benieuwd of dat bericht ook zo interessant is dat ik het hier ga posten.