Inbox zero

Inbox zero

Normaal begin ik elke ochtend met het aftikken van mijn urgente taken. Het legen van mijn e-mail inbox is daarvan één van de belangrijkste. Daardoor houd ik de rest van de dag heel veel tijd over voor belangrijke zaken. Dat noem ik mijn Golden Time.

Vanochtend moest ik echter een workshop Prezi geven (in een volgende blogpost zal ik daar wat meer over vertellen), waardoor ik niet direct aan mijn mail toekwam. Het gevolg was dat ik om half één een voor mijn doen volle inbox met 40 mailtjes opende. Tien minuten later waren die verwerkt, wat me op twitter reacties opleverde van @albruna_nl en @TimBKR. Ze vonden het wel heeeeel snel. Daarom leg ik vandaag maar eens uit hoe ik mijn mail verwerk.

De basis van alles wat ik doe is het zinnetje “Moet ik dit nu doen?“. Wat je daar zoal mee kunt lees je op lifehacking.nl, hieronder spits ik het toe op het verwerken van mail.

Bij elke e-mail die ik zie vraag ik me eerst af “moet ik dit nu DOEN?” Als de mail geen actie vraagt, ben ik er snel mee klaar. Het meeste gaat in de prullenbak, als het iets is wat ik wil onthouden gaat het in het mapje “onthouden”. Zo’n 80% van de mailtjes in mijn inbox vraagt geen actie. Dat ruimt dus snel op 🙂

Daarna vraag ik me af “moet IK dit nu doen?” Soms kan een ander de actie die gevraagd wordt veel effectiever en/of efficiënter doen dan ik. Ik stuur het mailtje dan door en zet een kopie van die doorgestuurde mail in het mapje “Wachten op”. In de doorgestuurde mail vraag ik heel expliciet om een actie en om mij te informeren als die actie gedaan is. Anders kun je blijven wachten tot je een ons weegt en raakt het mapje “Wachten op” te vol.

Dan blijven dus alleen nog de mailtjes over waarmee ik iets moet doen, en stel ik mezelf de vraag moet ik dit NU doen?” het is niet zo handig om tijdens het wegwerken van je mail iets anders te gaan doen. Dan verlies je focus en raakt je inbox niet leeg. Een veelgehoord advies is om wel die dingen te doen die je in 2 minuten of minder kunt doen. Ik heb daarvan gemaakt “die je in 10 seconden of minder kunt doen”. Bv. een snelle reactie (“ja, is goed”) of het bevestigen van een vriendschapsverzoek op facebook. Alles waar ik meer tijd voor nodig heb dan 10 seconden gaat naar mijn Autofocus actielijst.

En dan… is mijn inbox leeg!

De twee andere vragen van “Moet ik dit nu doen?“, nl. “MOET ik dit nu doen?” en “Moet ik dit NU doen?” beantwoord ik pas als ik met mijn Autofocus actielijst aan de slag ga. Daarover schrijf ik later misschien nog eens een blogpost. Je kunt er ook over lezen op de pagina’s over slimmer werken op mijn site.

En hoe verwerken jullie je mail? Lukt het je om je inbox snel leeg te maken en leeg te houden? Misschien kun je mijn systeem eens proberen. Ik help je graag om het onder de knie te krijgen, dus neem gerust contact met me op.

Advertenties

Geplaatst op 23 juni 2011, in Efficiëntie. Markeer de permalink als favoriet. Een reactie plaatsen.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: